Digitalisaatiossa on kyse prosessien, esineiden ja asioiden muuttamisesta analogisesta digitaalisiksi. Liiketoimintaprosessien digitalisoimisessa ei pidä rajoittua pelkästään nykyisiin ja olemassa oleviin prosesseihin, vaan kehitys tulee suunnitella niin, että digitalisoituminen tapahtuu parhaissa mahdollisissa kohdissa. Silloin liiketoimintaprosessien digitalisaatiokehityksessä saadaan todelliset hyödyt irti.
Organisaatiot ovat oman liiketoimintansa huippuasiantuntijoita ja useimmiten tekevät omaa liiketoimintaansa erittäin hyvin. Organisaation sisällä ei ole kuitenkaan kaikkia uusien mahdollisuuksien ja teknologioiden asiantuntemusta eikä tietenkään parhainta kompetenssia nähdä mahdollisuuksia digitaalisissa muutoksissa. Tämän vuoksi on perusteltua hakea ulkopuolista apua digitalisaation kehittämisessä. ERP-kehitysprojektit eivät suinkaan aina epäonnistu takavuosien tapaan järjestelmien toimimattomuuteen, vaan ongelmat enemmänkin liittyvät uusien järjestelmien mukana tuomiin perusteltuihin prosessimuutoksiin. Eli kyse on paljolti liiketoimintaprosessien muutosjohtamisesta.
Miten digitaalisia liiketoimintaprosesseja tulisi rakentaa ERP-kehitysprojekteissa? Tämän blogisarjan tarkoituksena on antaa avaimet onnistuneeseen ERP-kehitysprojektiin kuvaamalla viisi vaihetta erillisinä artikkeleina:
- Nykyprosesseista digitaalisiin prosesseihin (Prosessit)
- Työntekijän uusi rooli (Työntekijät)
- Järjestelmät osana liiketoimintaa (Järjestelmät)
- Projektin ohjaus (Projekti)
- Lopputuloksen arviointi ja jatkuva kehitys (Jatkuvuus)
Ensimmäisessä osassa perehdymme nykyprosessien muuttamisesta digitaalisiksi prosesseiksi, mikä on ERP-kehitysprojektien ensimmäinen merkittävä kulmakivi.
Nykyprosesseista digitaalisiin prosesseihin
Missä olemme nyt, minkälaisia mahdollisuuksia on ja mitä asioita voitaisiin kehittää? Puhutaan monesti myös organisaation digistrategian rakentamisesta, jossa ERP-kehitysprojektit näyttäytyvät merkittävässä roolissa. Pureutuminen nykyprosesseihin eli ns. nykytila-analyysin teettäminen on hyvinkin olennainen osa ERP-kehitysprojektia, mutta valitettavan usein tämä vaihe unohdetaan kokonaan. Nykytila-analyysi dokumentoidaan selkeästi ja sen pohjalta rakennetaan ja dokumentoidaan myös selkeät tavoitteet. Ilman nykytila-analyysia on hyvin vaikea lähteä kehittämään ja ei välttämättä tiedetä, missä liiketoimintaprosessien pullonkaulat tällä hetkellä ovat. ERP-kehitysprojekteissa on monesti puutteellinen nykytilan tietämys ja tämän vuoksi tavoitteet eivät ole tarpeeksi selkeät. Tavoitteet tulee asettaa nykytila-analyysin ja erilaisten mahdollisuuksien analysoinnin perusteella. Tavoitteet tulee olla kunnianhimoisia ja mitattavia. Ne on myös viestittävä koko organisaatiolle selkeästi. Tavoitteiden pohjalta luodaan mittarit, joiden avulla mitataan saavutettua kehitystä. Mittaamisessa huomioidaan muun muassa laatu, kustannukset, aika ja tulevaisuuden kehitys. Mittareiden määrittämisessä asiantuntijan apu on korvaamatonta, koska mittareiden tulee olla linjassa tavoitteiden kanssa ja niiden perusteella arvioidaan koko projektin tuloksia.
ERP-kehitysprojektissa aloitetaan digitaalisten liiketoimintaprosessien suunnittelu jo ennen itse järjestelmän kartoitusta. Nykyaikaisissa liiketoimintaprosesseissa pyritään yhdenmukaisiin ja standardeihin prosesseihin, jotka ovat vahvasti automatisoituja. Yhdenmukaisilla ja standardeilla prosesseilla helpotetaan prosessien ylläpitoa ja eri vaiheiden hallintaa sekä prosessien kehitystä. Automaation lisääminen digitaalisin keinoin on ollut itsestäänselvyys monille organisaatioille jo pitkään, mutta tulokset ovat jääneet monesti varsin laihoiksi. Olemme huomanneet, että Lean-ajattelu on erittäin toimiva tapa digitaalisten liiketoimintaprosessien kehityksessä myös ERP-kehitysprojekteissa. Esimerkiksi ajan minimointi, ylilaadun välttäminen, arvonluonnin tarkastelu ja asioiden tutkiminen ’helikopteri’-näkökulmasta. Monesti näiden asioiden näkeminen organisaation sisältä on hankalaa ja monesti ulkoisten asiantuntijoiden kokemus useiden eri organisaatioiden toimintatavoista antaa uusia innovaatioita kehittää liiketoimintaprosesseja oikeaan suuntaan ERP-kehitysprojektissa.
Digitaalisia mahdollisuuksia prosessien kehittämisessä on valtava määrä, mutta valitettavasti nämä jäävät usein näkemättä, koska katse on edelleen nykyisissä prosesseissa, jotka ovat monesti rakennettu vuosia sitten siihen ajanhetkeen sopiviksi. Esimerkiksi uudet kasvuyritykset toimivat suurena digitalisaation innovaatioalustana, koska niillä ei ole ollut digitaalisten liiketoimintaprosessien rakentamisessa vanhoja prosesseja, järjestelmiä ja rooleja taakkanaan. Digitalisaatiota ei saa mieltää nykyisten tehtävien muuttamiseksi digitaaliseen formaattiin. Eli ERP-kehitysprojekteissa digitalisaatio ei saa jäädä siihen, että aikaisempaa analogista manuaaliprosessia hoidetaan nyt manuaalisesti tietojärjestelmässä. Digitalisaatio on paljon enemmän, kyse on ajattelutavasta. Ohjelmistotoimittajan tarjoama uusi moderni ERP-järjestelmä ei tuo digitalisaatiota organisaatioon, vaan se on digitalisaation mahdollistaja oikein hyödynnettynä. Aina ei edes tarvita uutta ohjelmistotoimittajan myymää järjestelmää tai teknologiaa digitalisaation saavuttamiseksi vaan digitaalinen muutos voidaan saavuttaa useilla muillakin tavoilla. Tämä on erittäin tärkeä kulmakivi ERP-kehitysprojektin ensimmäisessä vaiheessa.
Miten liikkeelle?
CDO Palvelut on riippumaton digitaalisten liiketoimintaprosessien asiantuntijaorganisaatio. Meillä on vuosien kokemus ERP kehitysprojektien menestyksellisestä läpiviennistä ja olemme auttaneet monia organisaatioita siirtymään 2020-luvun moderniin digitaaliseen maailmaan. Autamme asiantuntevasti ja käytännönläheisesti kokemuksellamme asiakkaan tarpeiden mukaisesti. Meiltä saat tukea pienemmän tai suuremman kehitysprojektin läpiviennissä.
Voimme tulla mukaan vahvistamaan projektianne jo alkumetreillä hankesuunnittelussa, nykytilan analysoimisessa ja järjestelmä/toimittajakartoituksessa. Näin varmistamme yhdessä, että perusta on rakennettu oikein. Jos projektinne on jo alkanut, voimme kokemuksemme avulla ohjata vaikeatkin projektit oikeille raiteille ja tuloksekkaasti maaliin. Ota rohkeasti yhteyttä ja keskustellaan lisää. Takaamme tuloksia ja annamme työllemme ainutlaatuisen CDO laatutakuun.
CDO Palvelut. Digitalisoi. Oikein.
Faktaa: ERP-järjestelmä eli toiminnanohjausjärjestelmä on organisaation tietojärjestelmäkokonaisuus, jossa on integroituneena muun muassa talouden, projektienhallinnan, logistiikan, oston, myynnin ja tuotannon toiminnot. ERP-järjestelmä voi olla yksi tietojärjestelmä tai se voi muodostua useamman tietojärjestelmän ja toimittajan toimittamasta kokonaisuudesta, joka on integroitu toimimaan yhdessä.