Toiminnanohjausjärjestelmän kehitys tulee aloittaa liiketoimintaprosessit ja työntekijät edellä, mutta kehityksessä on tärkeää tutustua potentiaalisiin järjestelmiin ja niiden tuomiin mahdollisuuksiin jo alkumetreillä. Järjestelmiä toimitetaan yhä enemmän ns. pilvipalveluna ja ne ovat standardisoituja, jolloin niiden muokkaaminen on kallista ja vaikeuttaa huomattavasti järjestelmäpäivityksiä ja standardiominaisuuksien kehitystä. Lisäksi toiminnallisuuksien tunteminen on tärkeää, koska nykyjärjestelmät sisältävät erilaisia toimialalle hyödyllisiä tai kilpailukykyä tuovia ominaisuuksia, joita ei ole osattu edes vaatia.
Järjestelmät ovat merkittävä osa liiketoimintaa ja niiden tulisi parantaa prosessia joustavasti eikä muodostaa ylimääräistä taakkaa. Moni organisaatio toimii vahvasti yhä räätälöintien tukemana ja järjestelmätoimittajat laskuttavat mielellään muutoksista. Asiakaskohtainen muokkaus voidaan perustella liiketoiminnan sujuvuudella, mutta lähtökohtaisesti tulisi selvittää muut keinot ja mahdollisuudet ennen kuin ns. koodimuutoksia tilataan.
Miten toiminnanohjausjärjestelmä kehitystä sitten tulisi tehdä? Monesti lähdetään korjaamaan nykyistä järjestelmää, vaikka kehitystarve voi olla prosesseissa, toimintatavoissa tai toimittajassa. Nykyaikaisissa kehitysprojekteissa asiakaskohtaiset tarpeet ja räätälöinnit pyritään korvaamaan joko prosessien tai toimintatapojen uudistuksilla tai järjestelmän rikastamisella. Rikastamisella tarkoitetaan mahdollisuuksia konfiguroida järjestelmää, kehittää logiikkaa integraatioihin tai erilaisten ulkopuolisten työkalujen hyödyntämistä kuten tekoäly, robotiikka, tiedonhallinta- sekä raportointiratkaisut tai roolipohjaiset käyttöliittymät. Tällä tavoin vältetään kalliit ja ylläpidollisesti haastavat asiakaskohtaiset räätälöinnit.
Lähdettäessä kehittämään toiminnanohjausjärjestelmää ja liiketoimintaprosesseja lähtökohta on useimmiten tuoteratkaisu eikä tavoiteltava lopputulos. Tämä johtuu siitä, että Suomen markkinassa lähes kaikki toiminnanohjausasiantuntemus keskittyy yrityksiin, jotka ovat niiden myyntiedustajia. Siksi ratkaisua haetaankin usein järjestelmän vaihtamisella, koska asiantuntijayritykset tekevät tuloksensa järjestelmien lisenssi-, muokkaus- ja ylläpitomaksuilla. Toki monesti järjestelmän vaihtaminen voidaan perustella, mutta valitettavan usein se tehdään turhan nopeasti ja kapeakatseisesti perustuen kevyisiin myyntidemoihin ja ylioptimiseen kustannusajatteluun. Valintaan ja vaihtoehtojen vertailuun on satsattava riittävästi aikaa ja panostuksia. Järjestelmäratkaisun on tuettava organisaation liiketoimintaprosesseja ja strategiaa oikein ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Lisäksi järjestelmän on tuettava kilpailukykyä, sen on kestettävä tulevaisuuden muutoksia ja toimittajayhteistyön on oltava avointa, jossa onnistumisesta otetaan molemminpuolinen vastuu.
Mikä toiminnanohjausjärjestelmä on paras ratkaisu yrityksenne tarpeeseen?
Tähän ei ole nopeaa oikeaa vastausta. Jokainen organisaatio on erilainen, jolloin parhaiten sopiva järjestelmä tulee selvittää huolella ja oikein. Tulee selvittää myös, onko järjestelmän vaihto edes tarpeen. Määräaikainen ja ulkopuolinen asiantuntemus kannattaa ottaa käyttöön kokonaistaloudellista ja toimivaa järjestelmäratkaisua sekä toimittajaa valittaessa.
CDO Palvelut on riippumaton, osaava ja kokenut asiantuntijaorganisaatio. Meillä on vahva kokemus eri toiminnanohjausjärjestelmästä ja niiden rikastamisesta niin pk-sektorin kuin suurten organisaatioiden osalta. Kokemuksemme painottuu Microsoftin ja IFS:n tuotteisiin sekä Suomessa markkinoilla oleviin pk-sektorin toiminnanohjausjärjestelmiin. Asiantuntijatyössä käytämme systeemiajattelua, joka on merkittävässä osassa kokonaisvaltaista järjestelmänäkökulmaa rakennettaessa.
Kysy lisää tukea oikean toiminnanohjausjärjestelmän valinnasta meiltä, niin autamme laatutakuulla! Digitalisoi. Oikein.
Systeemiajattelu: Systeemiajattelu on analyysimenetelmä ymmärtämisen tueksi, jossa ei pelkästään analysoida analysoitavaa kohdetta vaan otetaan huomioon kaikki kohteeseen vaikuttavat osat ja näiden toimintojen väliset yhteistulokset. Esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmässä ostolaskun saapuminen järjestelmään sisältää merkittävän määrän ihmisten, järjestelmien ja prosessien vuorovaikutusta toimittajan, laskuoperaattorin, toimittajarekisterin, integraatioiden, laskukäsittelijän, yrityksen perustietojen jne. välillä. Toimivasta vuorovaikutuksesta syntyy onnistunut verkkolaskun saapuminen järjestelmään.
Aronson, D. (1996). Introduction to systems thinking. Intro to ST.